Съвременният превод представлява сложен, многоетапен процес, при който трябва да се взимат под внимание множество фактори. Управлението на подобен процес без средства за автоматизация е практически невъзможно и крие твърде голям риск от грешки предвид човешкия фактор. В агенция за преводи „Албаˮ използваме разработена от нас система за автоматизация на преводаческите проекти. Благодарение на това решение успяхме да създадем софтуерен продукт, който отговаря максимално именно на нуждите на нашата организация и ни позволява да решаваме следните задачи:

1. Съхраняването на информация за всички вече завършени проекти ни позволява да намерим бързо цялата информация за всяка поръчка, която сме изпълнили за всеки от нашите клиенти.
Благодарение на това можем да осигурим приемственост в работата дори в ситуации на принудителна смяна на мениджъра на преводаческия проект (например, в случай на заболяване или излизане в отпуск).

2. Съхраняването на информацията за всички етапи на изпълнението на конкретния проект, за участващите в него служители и за изразходваното от тях време позволява процесът да се управлява и контролира от мениджъра на преводаческите проекти и главния редактор.

3. За отчитане на изразходваното от преводачи и редактори време в компанията използваме още един разработен от нас софтуерен продукт – тайм трекер Editor’s Little Helper. Тази утилита беше въведена в началото на 2016 г. и ни позволи да решим проблема с обективната оценка на усилията на редактора за коригиране на текста, формализирането на критериите за оценка на качеството на превода и автоматизирането на отчета на редактора за качеството на проверявания превод.

4. Съхраняване на подробна информация за клиента – не само банкови реквизити, но и всички изпратени от клиента спомагателни материали (речници, файлове с преводна памет, специални инструкции от клиента, предоставени от него образци на преводи и т.н.), без да има значение преди колко време са били изпратени тези материали. Системата напомня за тях на мениджъра на проекта, той се уверява в тяхната актуалност и контролира използването им от всички членове на екипа на проекта.

5. Съхраняване на подробна информация за преводачи и редактори на пълен работен ден и на свободна практика, за езиковите двойки и темите, с които те работят, използван софтуер, текущи и планирани проекти, предстоящи отпуски. Мениджърът на проекта просто няма да може да добави към екипа специалист, чиято квалификация дори според един от критериите (тематична специализация, софтуер, езикова двойка) не съответства на параметрите на проекта.

6. Автоматизирането на рутинните операции (изготвяне на калкулации, договори, формуляри за поръчки, фактури, протоколи за извършена работа) позволява на мениджърите на преводаческите проекти да се съсредоточат върху това, което е наистина важно – предоставянето на езикова услуга на нашия клиент максимално бързо и качествено.